Zapis na newsletter – zapis do zbioru

Jednym z istotnych zagadnień z zakresu ochrony danych osobowych, ze zrozumieniem którego borykają się przedsiębiorcy jest zbiór danych osobowych.

Zbiór danych osobowych to w świetle tegoż prawa uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, posiadający własną strukturę, w którym dane są dostępne według określonych kryteriów.

Praktyka pokazuje, iż identyfikacja zbiorów danych osobowych przysparza wciąż niemało problemów. Przedsiębiorcy najchętniej wszystkie dane osobowe, które w związku ze swoją działalnością przetwarzają, wrzuciliby do jednego worka.

Identyfikując zbiory należy jednak pamiętać, że dla realizacji różnych celów konieczne będzie przetwarzanie danych osobowych w różnych zakresach, a to oznacza, że zgłoszenie zbioru do rejestracji dotyczy nie jednego, lecz kilku zbiorów prowadzonych w różnych celach.

Na przykład baza klientów sklepu internetowego przetwarzanych w różnych celach, jak np. realizacji zamówień, marketingu, prowadzenia bazy umów cywilnoprawnych,nie może zostać zgłoszona do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych jako jeden zbiór danych osobowych.

W stosunku do każdego zbioru musimy też rozważyć legalność przetwarzania danych czyli rozpoznać podstawę prawną przetwarzania danych w zbiorze. Kolejnym obowiązkiem administratora danych będzie poinformowanie osoby, której dane są przetwarzane w zbiorze o tym, kto jest administratorem danych, w jakich celu dane są przetwarzane, czy dane są udostępniane oraz, że podanie danych jest dobrowolne i osoba ma prawo dostępu do danych.

No i oczywiście każdy zbiór powinien być zgodnie z przepisami prawa zabezpieczony a administrator w swojej organizacji musi posiadać podstawowe dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych takie jak politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym.

Na koniec warto wspomnieć o zbiorze danych osobowych znanym większości przedsiębiorców jest baza Newsletter. Jednak obserwując strony internetowe łatwo można dojść do przekonania, iż pozyskiwanie danych do tego zbioru rzadko odbywa się z uwzględnieniem obowiązków prawa.

Za pośrednictwem formularza zapisu na newsletter rozpoczyna się proces zbierania danych osobowych. Osoba, której dane są pozyskiwane w ten sposób powinna w tym momencie uzyskać wszystkie niezbędne informacje kto i w jakim celu będzie przetwarzał jej dane osobowe, czy dane będą udostępniane oraz, że podanie danych jest dobrowolne a ona ma prawo dostępu do swoich danych.

Ponadto  jeśli za pośrednictwem newslettera przesyłane są oferty, reklamy czy jakiekolwiek informacje handlowe mające na celu zachęcenie odbiorcy do skorzystania z usług, konieczna jest wówczas wyraźna zgoda osoby na przesyłanie tego rodzaju komunikacji. W przeciwnym razie wysyłane komunikaty mogą narazić się na zarzut wysyłania sankcjonowanej przez prawo zakazanej informacji handlowej.

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: