kancelaria@przetwarzaniedanych.pl

Kancelaria na Facebooku

Kancelaria na Linkedin

Zapis na newsletter – zapis do zbioru

Jednym z istotnych zagadnień z zakresu ochrony danych osobowych, ze zrozumieniem którego borykają się przedsiębiorcy jest zbiór danych osobowych.

Zbiór danych osobowych to w świetle tegoż prawa uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, posiadający własną strukturę, w którym dane są dostępne według określonych kryteriów.

Praktyka pokazuje, iż identyfikacja zbiorów danych osobowych przysparza wciąż niemało problemów. Przedsiębiorcy najchętniej wszystkie dane osobowe, które w związku ze swoją działalnością przetwarzają, wrzuciliby do jednego worka.

Identyfikując zbiory należy jednak pamiętać, że dla realizacji różnych celów konieczne będzie przetwarzanie danych osobowych w różnych zakresach, a to oznacza, że zgłoszenie zbioru do rejestracji dotyczy nie jednego, lecz kilku zbiorów prowadzonych w różnych celach.

Na przykład baza klientów sklepu internetowego przetwarzanych w różnych celach, jak np. realizacji zamówień, marketingu, prowadzenia bazy umów cywilnoprawnych,nie może zostać zgłoszona do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych jako jeden zbiór danych osobowych.

W stosunku do każdego zbioru musimy też rozważyć legalność przetwarzania danych czyli rozpoznać podstawę prawną przetwarzania danych w zbiorze. Kolejnym obowiązkiem administratora danych będzie poinformowanie osoby, której dane są przetwarzane w zbiorze o tym, kto jest administratorem danych, w jakich celu dane są przetwarzane, czy dane są udostępniane oraz, że podanie danych jest dobrowolne i osoba ma prawo dostępu do danych.

No i oczywiście każdy zbiór powinien być zgodnie z przepisami prawa zabezpieczony a administrator w swojej organizacji musi posiadać podstawowe dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych takie jak politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym.

Na koniec warto wspomnieć o zbiorze danych osobowych znanym większości przedsiębiorców jest baza Newsletter. Jednak obserwując strony internetowe łatwo można dojść do przekonania, iż pozyskiwanie danych do tego zbioru rzadko odbywa się z uwzględnieniem obowiązków prawa.

Za pośrednictwem formularza zapisu na newsletter rozpoczyna się proces zbierania danych osobowych. Osoba, której dane są pozyskiwane w ten sposób powinna w tym momencie uzyskać wszystkie niezbędne informacje kto i w jakim celu będzie przetwarzał jej dane osobowe, czy dane będą udostępniane oraz, że podanie danych jest dobrowolne a ona ma prawo dostępu do swoich danych.

Ponadto  jeśli za pośrednictwem newslettera przesyłane są oferty, reklamy czy jakiekolwiek informacje handlowe mające na celu zachęcenie odbiorcy do skorzystania z usług, konieczna jest wówczas wyraźna zgoda osoby na przesyłanie tego rodzaju komunikacji. W przeciwnym razie wysyłane komunikaty mogą narazić się na zarzut wysyłania sankcjonowanej przez prawo zakazanej informacji handlowej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: