kancelaria@przetwarzaniedanych.pl

Kancelaria na Facebooku

Kancelaria na Linkedin

RODO w małym salonie kosmetycznym

Czy RODO dotyczy branży kosmetycznej, czy właściciel salonu kosmetycznego jest administratorem w rozumieniu RODO. Czy przetwarzanie danych klientek w salonie kosmetycznym może być ryzykowne z punktu widzenia nowej regulacji. Te i inne pytania stawiają sobie aktualnie właściciele salonów kosmetycznych, fryzjerskich i w ogóle branża beauty.

Wielokrotnie pisałam, że RODO nie przewiduje ogólnych wyłączeń spod swojego reżimu, na przykład dla niektórych branż, sektorów, czy małych firm. RODO dotyczy wszystkich podmiotów, które przetwarzają dane osobowe osób fizycznych w związku z prowadzoną działalnością zawodową, zarobkową, statutową. Zatem RODO w salonie kosmetycznym jak najbardziej będzie miało zastosowanie.

RODO na pewno dotyczy salonów kosmetycznych, fryzjerskich o ile zbierają dane o swoich klientach, przetwarzają te dane czyli wykonują jakiekolwiek operacje na danych np. korzystają z dedykowanych dla salonów programów informatycznych.

Program informatyczny wykorzystywany w pracy salonu kosmetycznego z pewnością umożliwia przetwarzanie danych osobowych klientów. Wykorzystywane programy najczęściej służą właśnie do obsługi klientów.

Podstawowe funkcje programu do obsługi salonu umożliwiają:

  • tworzenie harmonogramu wizyt klientów
  • tworzenie bazy klientów wraz z historią finansową klienta
  • rejestrowanie historii wizyt klienta z informacją o wykonanych zabiegach
  • wysyłanie sms-ów przypominających oraz sms-ów reklamowych
  • powiadamianie za pomocą poczty elektronicznej
  • kupony rabatowe, obsługa karty stałego klienta
  • rabaty procentowe i kwotowe, wizyty darmowe
  • prowadzenie programu lojalnościowego: zbieranie punktów, płacenie punktami

Jak widać spektrum możliwości, jakie daje program dedykowany do obslugi salonu urody jest bardzo szeroki. Funkcjonalności programu w szczególności związane są z przetwarzaniem danych klientów.

Dodatkowo salony kosmetyczne prowadzą karty pacjenta, w których notują informacje dotyczące stanu zdrowia, sposoby odżywiania, informacje o przebytych chorobach, trybie życia, warunkach odpoczynku, opisują rodzaj wykonanego zabiegu, użyte preparaty, zalecenia do domu.

Zakres zbieranych przez salony kosmetyczne danych osobowych jest bardzo szeroki. Dodatkowo wiele z tych danych to dane wrażliwe, których przetwarzanie co do zasady jest zabronione, chyba, że administrator posiada odpowiednią podstawę prawną czyli w tym przypadku zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych.

Zgoda na przetwarzanie danych wrażliwych w salonie kosmetycznym

Taka zgoda, aby zachować zgodność z RODO, powinna być zgodą świadomą, dobrowolną, konkretną i jednoznaczną. Zgoda musi mieć charakter uprzedni a zatem zostać wyrażona przed przetwarzaniem danych przez salon.

Pamiętaj, że aby zgoda była konkretna, musi określać wyraźnie i precyzyjnie cel oraz zakres przetwarzania. Ponadto na przetwarzanie danych wrażliwych musisz jako właściciel salonu pozyskiwać zgodę wyraźną. Niezbędne tutaj będzie okazanie woli przez klientkę salonu poprzez złożenie wyraźnego oświadczenia z użyciem słów. Niewystarczające będzie w tym przypadku wyraźne działalnie potwierdzające.

Jak widać powyżej już samo odebranie od klientki salonu ważnej i zgodnej z RODO zgody może nie być łatwą i oczywistą czynnością. A można powiedzieć, że jest jest to pierwsza najważniejsza czynność, od której zależeć będzie legalność przetwarzania danych klientek salonu.

Jeśli już na tym etapie nie odbierzesz zgody lub zgodę niespełniającą wymagań RODO to nie pomoże zapewnienie nawet najwyższych standardów bezpieczeństwa, gdyż będziesz przetwarzał dane nielegalnie. Przetwarzanie danych bez ważnej podstawy prawnej jest zagrożone wyższą karą finansową przewidzianą przez RODO, może być przyczyną roszczeń cywilnoprawnych podmiotów danych oraz odpowiedzialności karnej.

Pamiętaj, że świadomość prawna związana z przetwarzaniem danych osobowych wzrasta, że klient ma szereg środków prawnych, aby dochodzić swoich praw w związku z niezgodnym z RODO przetwarzaniem jego danych osobowych.

Ryzyko przetwarzania danych wrażliwych w salonie kosmetycznym

Każda firma, nawet mała, mały salon kosmetyczny musi mieć świadomość ryzyka, jakie związane jest z przetwarzaniem danych osobowych w szczególności danych wrażliwych. Duża firma może pozwolić sobie na duże kary, na roszczenia klientów, gdyż będzie w stanie je zaspokoić, będzie też w stanie poświęcić znaczne środki finansowe na odbudowanie reputacji. A mała firma?

Audyty RODO w salonie kosmetycznym

Rzeczą również nie bez znaczenia, że mały salon kosmetyczny często nie jest w stanie wygenerować środków na drogie usługi zapewnienia zgodności czy audyty RODO.

W branży kosmetycznej panuje ogólne zainteresowanie wzorami dokumentów zgodnymi z RODO. Na rynku pojawia się szereg ofert z takimi wzorami. Pamiętajmy jednak, że wzory RODO pisane są dla najbardziej standardowych stanów faktycznych i nie mają szansy wyłapać błędów przetwarzania w Twoim salonie, za które możesz słono zapłacić mimo wdrożenia wzorów.

Jeśli już decydujesz się na kupno wzorów to pamiętaj, aby dokupić przynajmniej możliwość osobistej konsultacji tak, aby dostosować te wzory do Twojej firmy, Twojego salonu, aby wzorcowa dokumentacja odzwierciedlała procesy przetwrzania w salonie i była z nimi spójna.

Wydając środki finansowe na zgodność z RODO pytamy dlaczego tak dużo. Jednak spójrzmy z perspektywy ewentualnej kontroli, rozlicznych roszczeń i klopotów, które możemy mieć w związku z niezgodnym z RODO przetwarzaniem. Jest to realna perspektywa. Z takiej perspektywy nawet znaczne kwoty wydane na zgodność z RODO nie będą już tak ciężkie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: