Ewentualne roszczenia po zakończeniu rekrutacji – uwagi do Poradnika PUODO

Nie milkną komentarze do wydanego ostatnio przez PUODO Poradnika dla pracodawców. Jedną z kwestii budzącą wątpliwości komentujących, była zawarta w Poradniku opinia o braku możliwości przetwarzania przez pracodawców danych kandydatów do pracy, po zakończeniu rekrutacji, w celu zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami.

„Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą”

W uzasadnieniu dla tak postawionej tezy czytamy:

„W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania. Nie ma więc podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek”. 

A zatem przechowywanie danych kandydata po zakończeniu procesu rekrutacji jest niedopuszczalne, gdyż:

  • W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy pracodawcą a kandydatem do pracy,
  • Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania,
  • Działanie pracodawcy stanowiłoby przetwarzanie danych kandydata „na wszelki wypadek”.

Trudno zgodzić się z tak postawioną tezą a zwłaszcza z jej uzasadnieniem, nawet, jeśli jest to Poradnik (nie dycyzja lub wyrok). W szczególności dlatego, iż przetwarzanie danych na potrzeby ewentualnych roszczeń nie odnosi się wyłącznie do procesów rekrutacyjnych.

Czytając różne klauzule informacyjne różnych  administratorów, zwłaszcza w tej części, które dotyczą informacji o retencji danych to bardzo często czytamy właśnie na przykład, że:

  • dane będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
  • ze względu na możliwe roszczenia z innych tytułów niż umowa okres przechowywania danych w celu obrony przed potencjalnymi roszczeniami określa art.118KC.

Jednakże w świetle tego, co zostało napisane w ostatnim Poradniku PUODO, przechowywanie danych przez administratora na wypadek ewentualnych roszczeń podmiotów danych, z którymi nie zawał on żadnych umów, może zostać  uznane za przetwarzanie „na wszelki wypadek” i niezgodne z RODO.

Czy oznacza to, że  dopuszczalne jest przechowywanie danych wyłącznie dla  ewentualnych roszczeń, których źródłem jest zobowiazanie umowne. Jednak nawet w przypadku istnienia umowy,  przechowywanie danych, po jej zakończeniu, na wypadek ewentualnych roszczeń, czym jest, jeśli nie przetwarzaniem “na wszelki wypadek”. Może się też okazać i często przecież się okazuje, iż po zakończeniu umowy żadna ze stron nie wystąpiła z  roszczeniem.

W mojej ocenie przetwarzanie danych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przyszłych zawsze będzie takim prewencyjnym przetwarzaniem, na wypadek ziszczenia się zdarzenia przyszłego i niepewnego czyli trochę “na wszelki wypadek” właśnie.

Faktem jest, że zaprezentowane w Poradniku stanowisko dotyczy ściśle procesu rekrutacyjnego i nie jest przesądzające. Mimo to, zgadzam się z innymi komentującymi już tę kwestię, że zaprezentowane stanowisko wraz z uzasadnieniem jest nieprawidłowe.

 

 

Ochrona prywatności w miejscu pracy Część I

 

W ramach Projektu Partnerskiego Leonardo da Vinci “Zwiększanie świadomości w zakresie ochrony danych osobowych wśród pracowników zatrudnionych w krajach Unii Europejskiej organy ochrony danych z Polski, Czech, Bułgarii i Chorwacji opracowały publikację „Ochrona prywatności w miejscu pracy”. Przewodnik dla pracowników”.

Poniżej zamieszczam kilka cennych zaleceń publikacji przydatnych w procesie rekrutacyjnym.

 1. Unikaj umieszczania w swoim CV danych zbędnych w procesie rekrutacji.

2. Pamiętaj, że masz prawo odmowić podania potencjalnemu pracodawcy żądanych przez niego danych, jeżeli brak jest przepisow prawnych zobowiązujących cię do ich ujawnienia.

3. Udziel wyraźnej zgody na przetwarzanie danych jeżeli:

1) chcesz, aby twoje dane były przetwarzane w ramach przyszłych rekrutacji,

2) korzystasz z usług agencji zatrudnienia,

3) z własnej inicjatywy ujawniasz potencjalnemu pracodawcy dane szczegolnie chronione.

4. Pamiętaj, że w każdym czasie możesz wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych!

5. Upewnij się, że posiadasz pełne informacje o sposobie i celach przetwarzania danych przez określony podmiot, zanim udostępnisz mu swoje dane osobowe.

6. Szukając pracy poprzez Internet, korzystaj wyłącznie ze sprawdzonych i zaufanych stron

7. Pomyśl o bezpieczeństwie swoich danych zanim zamieścisz CV w Internecie – CV wprowadzone raz do Internetu będzie w nim dostępne, nawet jeżeli usuniesz je ze strony internetowej, na ktorej zostało pierwotnie zamieszczone!