+48 506 409 619

kancelaria@przetwarzaniedanych.pl

“Prawnicy w chmurze”

Dzisiaj o chmurze dla prawników, jakkolwiek dziwnie to brzmi. Mam oczywiście na myśli korzystanie przez profesjonalne kancelarie prawnicze z aplikacji udostępnianych w tzw. chmurze obliczeniowej. Usługi SaaS polegają na udostępnianiu oprogramowania przez przeglądarkę internetową. Rozwój tego rodzaju usług  aktualnie jest bardzo dynamiczny. Takie oprogramowanie jest wygodne, gdyż umożliwia dostęp przez internet do wszelkich przechowywanych w nich danych bez ograniczeń, jest tańsze w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem instalowanym na dysku komputera. Z tego powodu aplikacje biznesowe udostępniane w tzw. chmurze powstają jak grzyby po deszczu.

W świetle prawa ochrony danych osobowych korzystanie z usług claud computing będzie oznaczało powierzenie danych do zewnętrznego usługodawcy, z czym związana jest zmniejszona kontrola nad danymi a czasami wręcz jej utrata. Dane wprowadzane są do zewnętrznego systemu informatycznego i przechowywane są na zewnętrznych serwerach, które najczęściej, ale też nie zawsze należą do dostarczyciela oprogramowania.

Co widzę, gdy pobieżnie przeglądam serwisy oferujące oprogramowanie do obsługi kancelarii prawniczej dostępne przez internet. Widzę ciemność. Regulamin co prawda jakiś z reguły jest, ale w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych w wielu przypadkach niesatysfakcjonujący. Dodatkowo ani z regulaminu ani  z informacji podanych na stronie nie dowiadujemy się, gdzie są przechowywane dane, brak jakiekolwiek informacji o lokalizacji serwerów, brak informacji dotyczących stosowanych w centrum danych zabezpieczeń technicznych.

W świetle prawa korzystanie z zewnętrznej aplikacji, do której wprowadzane są dane osobowe związane jest z powierzeniem danych do przetwarzania. Niezbędną podstawą prawną powierzenia jest umowa pomiędzy kancelarią a dostarczycielem oprogramowania, w której kwestia powierzenia jest wyraźnie uregulowana w tym cel powierzenia danych, zakres powierzonych danych oraz obowiązki w zakresie zabezpieczenia danych.

Dostarczyciel oprogramowania w modelu claud computing jest procesorem, który odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, za stosowanie odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych w celu zabezpieczenia danych, za prowadzenie odpowiedniej dokumentacji opisującej przetwarzanie danych.

Brak umowy powierzenia oraz nieuregulowanie powyższych kwestii w sposób wymagany prawem naraża zarówno kancelarię, która powierza dane do przetwarzania, ale też procesora na odpowiedzialność administracyjną przed GIODO, karną oraz cywilną.

Jeśli chodzi o prawników dochodzi nam tu jeszcze jedna istotna kwestia a mianowicie tajemnica zawodowa. Pracownicy są zobowiązani  zachować w tajemnicy wszystkie informacje dotyczące klienta i jego spraw. Dochowanie tajemnicy zawodowej obejmuje zakaz ujawniania informacji i dokumentów poufnych.

Prawnicy mają obowiązek zabezpieczyć poufne informacje przed niepowołanym ujawnieniem. Dokuemnty i nośniki  przechowywane w formie elektronicznej powinny być objęte odpowiednią kontrolą dostępu i zabezpieczeniem systemu.

Umowa powierzenia danych do przetwarzania zawarta między kancelarią prawniczą a dostarczycielem aplikacji jest niezbędna dla należytego dochowania również tajemnicy zawodowej zasad w niej określonych.

Pamiętajmy, że w tym roku zostało ostatecznie przyjęte ogólne rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych, które wejdzie w życie 25 maja 2018 r. i od tego dnia w naszym porządku prawnym pojawią się drakońskie kary finansowe za naruszenia zasad przetwarzania danych zawartych w tym rozporządzeniu.

W nowym prawie unijnym kwestia powierzenia również została szczegółowo unormowana. Powierzenie danych innemu podmiotowi wymaga zawarcia umowy i uregulowania w niej wielu istotnych kwestii takich jak przedmiot przetwarzania, zakres przetwarzania i zakres powierzonych danych, cel przetwarzania a także upoważnienie do zatrudnienia podwykonawców.

Ciekawostką i novum jest solidarna odpowiedzialność administratora danych tutaj kancelarii oraz procesora dostarczyciela aplikacji za szkodę spowodowaną niezgodnym z prawem przetwarzaniem. Osoba, której dane dotyczą, w przypadku stwierdzenia naruszenia będzie mogła żądać zapłaty odszkodowania również tytułem zadośćuczynienia od administratora lub procesora zależnie od swojego wyboru.

Wbrew pozorom czasu nie zostało aż tak wiele bowiem 25.05.2018 to będzie ta data, w której stan zgodności z prawem powinien być bez zarzutu tak, aby na wypadek ewentualnej kontroli nie obawiać się drastycznych sankcji finansowych.

2 comments

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.