kancelaria@przetwarzaniedanych.pl

Kancelaria na Facebooku

Kancelaria na Linkedin

Monitoring pracowniczej poczty elektronicznej

Zagadnienie kontroli przez pracodawcę skrzynki e-mailowej pracowników jest zagadnieniem delikatnym jak również trudnym, ze względu na brak precyzyjnej regulacji tej tematyki w obowiązujących przepisach prawnych.

Na tle powyższego zagadnienia ścierają się bowiem dwa przeciwstawne prawa a mianowicie prawo pracownika do prywatności oraz prawo pracodawcy do kontroli powierzonej mu pracy.
Pracodawca jako administrator powierzonych mu przez pracownika danych osobowych zobowiązaby jest do ochrony tychże danych i do przetwarzania ich zgodnie z prawem. Przetwarzanie przez Pracodawcę danych osobowych pracowników musi też odbywać się z poszanowaniem prawa pracownika do prywatności, być proporcjonalne i adekwatne do celu. Z drugiej strony immanentnie związane ze statusem Pracodawcy prawo do kontrolowania powierzonej Pracownikowi pracy może rodzić konflikt w przypadku, jeśli kwestie te nie zostały przez pracodawcę precyzyjnie uregulowane.

Sytuacją najbardziej klarowną z punktu widzenia pracodawcy jest sytuacja, w której w obowiązującym w zakladzie pracy regulaminie organizacyjnym lub innych aktach wewntętrznych zakazuje się używania pocztowych skrzynek służbowych do celów prywatnych lub w inny sposób ustala wyraźne zasady korzystania z nich. W takim przypadku monitoring tychże skrzynek pocztowych przez pracodawcę będzie jak najbardziej uprawniony, bez ryzyka narażenia się na zarzut naruszenia prywatności pracowników.

Najcześciej jednak w zakładach pracy te kwestie nie są wyraźnie uregulowane a obowiązująca praktyka wykazuje, iz Pracodawca przyzwala na korzystanie do celów prywatnych ze służbowych skrzynek pocztowych. Praktyka taka sprawia, iż pracodawca, który chciałby przeprowadzić audyt poczty pracowniczej znajduje się w dość trudnym położeniu. Z jednej strony bowiem mając prawo do kontrolowania pracowników z drugiej nie do końca bezpiecznie może z tego prawa korzystać, gdyż łatwo może narazić się na zarzut naruszenia prywatności.

Pracodawca w każdym przypadku kontrolowania używania wręczonych pracownikowi narzędzi takich jak komputer czy telefon służbowy respektować musi prawo pracowników do prywatności i nie ingerować w korespondencję prywatną, jeśli do takowej miałby dostęp. Kwestią podstawą w przypadku takich kontroli zawsze będzie uprzednie poinformowanie pracowników o zamierzonej kontroli, jej zakresie i zasadach. Najlepiej jednak, aby zagadnienia te były przedmiotem regulacji aktów wewnątrzzakładowych tak, aby nie narazić się na zarzuty niedozwolonej ingenrencji w prawa pracownicze. Pogląd ten jest utrwalony w doktrynie i orzecznictwie, jak również podzielany przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: