+48 506 409 619

kancelaria@przetwarzaniedanych.pl

Aplikacje internetowe jak grzyby po deszczu…

Grzybiarze narzekają na brak grzybów w tym sezonie. I nic to, że deszcz pada w październiku bez przerwy, bo wcześniejsza susza przesądziła o nieurodzaju.

W przeciwieństwie do grzybów urodzaj na aplikacje internetowe występuje nieustanny a wykorzystywanie aplikacji do pracy, rozrywki, nauki staje się powszechne.

Z aplikacji udostępnianych przez internet korzystają już prawie wszyscy i większość z nich oczywiście przetwarza dane osobowe, co wkracza w obszar mojego zainteresowania. Z uwagi na fakt, że temat jest niezmiernie szeroki powiem dzisiaj o wykorzystywaniu  aplikacji internetowych do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Faktem jest, że większość przedsiębiorców w chwili obecnej korzysta z różnego rodzaju aplikacji udostępnianych przez internet. Oprogramowanie udostępniane przez internet wykorzystywane jest w działalności  firm, szczególnie tych małych i średnich. Aplikacje  służą w szczególności do prowadzenia księgowości w małej firmie, spraw kadrowych, zarządzania biznesem, prowadzenia działań marketingowych.

Pojawiają się aplikacje dedykowane określonym działalnościom takim jak salony kosmetyczne, szkoły tańca, placówki medyczne, firmy handlowe czy wreszcie kancelarie prawnicze a to tylko niektóre branże.

Aplikacje udostępniane przez internet są łatwe w obsłudze, dostępne z każdego miejsca przy pomocy urządzenia telekomunikacyjnego podłączonego do sieci internet, dostosowane do specyficznych potrzeb odbiorcy, umożliwiają szybki i łatwy dostęp do danych w nich przechowywanych. No i są tanie.

Aplikacja udostępniana przez internet czyli  SaaS (Software as a Service)  jest jednym z modeli tzw. chmury obliczeniowej.

A co to ma wszystko wspólnego z danymi osobowymi?

Wykorzystywanie aplikacji w chmurze najczęściej związane jest z wprowadzaniem do niej danych osobowych np. klientów, kontrahentów, pacjentów, pracowników, petentów,  i innych.  Z tego właśnie powodu  jest przedmiotem zainteresowania prawa ochrony danych osobowych.

Należy pamiętać, że z wykorzystywaniem aplikacji związane jest “wyprowadzanie” danych często poufnych, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, poza obszar, nad którym firma ma kontrolę. Wprowadzając  dane do aplikacji internetowej  bezpieczeństwo danych od tego momentu zależeć będzie od  podmiotu, który tę aplikację udostępnia.

Z punktu widzenia prawa ochrony danych osobowych administrator danych ma prawo korzystać z zewnętrznych usług, nawet jeśli związane jest z tym powierzanie danych. Prawo mu tego nie zabrania. W takim przypadku przedsiębiorca, który powierza dane osobowe innemu podmiotowi powinien to zrobić w formie umowy zawartej na piśmie. Taką umowę nazywa się krótko umową powierzenia.

Podmiot (firma udostępniająca aplikację), któremu na podstawie umowy powierzenia zostały powierzone dane może je przetwarzać wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie, jest obowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych podjąć środki zabezpieczające zbiór danych oraz spełnić inne wymagania określone w przepisach prawa.  W zakresie przestrzegania tych przepisów podmiot ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.

Wiele firm korzysta z aplikacji internetowych przetwarzających dane osobowe, jednakże nieliczni pamiętają o zgodnym z prawem powierzeniu danych. Dzieje się tak dlatego, że firmy nie mają świadomości swoich obowiązków w tym zakresie jak również zagrożeń związanych z powierzeniem danych niesprawdzonym dostawcom.

Zlecając na zewnątrz jakąkolwiek usługę zwykle zachowujemy rozsądek i racjonalnie dokonujemy wyboru kontrahenta, który spełnia określone kryteria na przykład posiada wymagane uprawnienia, certyfikaty, zezwolenia czy koncesje, posiada bogato udokumentowane doświadczenie a także referencje zadowolonych klientów.

Większość firm ma świadomość, że kontrahenta należy w miarę możliwości sprawdzić czy zapewni wykonanie usługi zgodnie z umową. Jednakże, jeśli chodzi o korzystanie z aplikacji internetowych praktyka sprawdzenia dostawcy pod katem zapewniania bezpieczeństwa danych osobowych jest bardzo rzadka.

Pamiętać należy, że przekazując dane do aplikacji internetowej, która nie jest należycie zabezpieczona może narazić  klientów na przykład na wyciek danych lub inną szkodę. Osoba pokrzywdzona będzie mogła wówczas dochodzić odszkodowania na drodze postępowania cywilnego na przykład z tytułu naruszenie dóbr osobistych. Takie procesy już się zdarzają.

Powierzenie danych osobowych niesprawdzonemu usługodawcy, bez umowy powierzenia może przesądzić o odpowiedzialności administratora danych nawet, jeśli faktycznie wyciek nastąpił z winy usługodawcy. Dodatkowo administrator danych osobowych, który powierza dane osobowe niezgodnie  z prawem naraża się na odpowiedzialność administracyjną oraz karną.

Decydując się wiec na wykupienie abonamentu  dostępu do kolejnej aplikacji  lub rozpoczęcie współpracy, z którą związane jest powierzenie danych do przetwarzania innemu podmiotowi należy pamiętać, aby zawrzeć umowę powierzenia i uregulować w niej wymagane prawem obszary. W szczególności, jeśli powierzenie związane jest z przekazaniem danych do  aplikacji udostępnianych w tzw. chmurze.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.