Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy

Piszesz list. Nie taki zwykły i nawet nie krótki. List motywaycjny. Kto pisze  taki list z reguły szuka pracy. Czasami mu na tej pracy zależy mniej a czasami bardzo. Wiadomo dzieci, rodziny, kredyty itd. Jeszcze CV. Wysyłasz. No i rozmowa. Pierwsza lub kolejna w procesie rekrutacyjnym, który bywa, że trwa dobrych kilka miesięcy.

Dobrze jeśli rozmowa się klei, przecież trzeba dobrze się zaprezentować, przekonać rozmówcę do siebie i swoich walorów. Coraz częściej podczas rozmowy pada pytanie czy rozwiąże Pan Pani test. Nie musi Pan, ale dobrze by było. Może to być pomocne.

Sytucja nie należy do najbardziej komfortowych. Sam fakt, że trzeba jak najlepiej się “sprzedać” działa stresująco a tu jeszcze test. Czy naprawdę ktoś skwapliwie się godzi? Czy raczej robi to pod presją, aby nie wypaść gorzej od innych, ktorzy wyrazili zgodę. Poza tym sam fakt odmowy, powiedzenia “nie” podczas rozmowy rekrutacyjnej może być dla nas dyskwalifikujący. Martwimy się. I się godzimy, bo przeciez zależy nam na tej pracy.

Abstrahując od wartości merytorycznej takich testów formalnie rzecz biorąc pracodawcy proszący podczas rozmowy rekrutacyjnej o wyrażenie zgody na testy psychologiczne czy inne nie mają odpowiedniej podstawy prawnej.

Bowiem przepisy prawa pracy mówią dokładnie, jakich danych pracodawca może żąać od pracownika lub kandydata na pracownika. Są to dane wymienione w przepisach i nie należą do nich testy psychologiczne. Oznacza to, że jeśli pracodawca żąda innych danych niż te wyraźnie wymienione czyni to bez pdstawy prawnej i nawet zgoda pozyskana od kandydata na przeprowadzenie testów, nie leaglizuje tego działania.

Dlaczego tak jest? Dlaczego zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie informacji o nim, zawartych w testach, które zgodził się przecież z własnej woli zrobić, nie wystarcza.

Przyczna  tkwi w istocie stosunku pracodawca pracownik czy pracodawca a kandydat do pracy. Z istoty tej relacji wynika podległość i nadrzędność służbowa.

W tej relacji pracodawca zawsze ma przewagę i w tych okolicznościach pracownik mający świadomość tej przewagi zawsze wyrazi zgodę, aby nie narazić się na negatywne konskwencje swojej odmowy. Pracodawca bowiem korzystając ze swojej przewagi bardzo łatwo w stosunku do pracownika może wyciągnąć neagtywne dla niego konsekwencje.

Czyli z istotny stosunku pracodawca-pracownik wynika, iż zgoda z reguły wyrażana jest pod presją i dlatego odmawia jej się w doktrynie i orzecznictwie podstawy legalizującej żądanie od pracownika innych danych niż te, na ktore zezwalają przepisy.

W praktyce nikt do konca tymi przepisami się nie przejmuje i powszechne jest odbieranie od pracowników zgód na różnorakie formy przetwarzania ich danych osobowych. Wobec powyższego warto byłoby, aby ustawodawca zastanowił się nad stosowną zmianą przepisów i uregulowaniem tych zagadnień.

Wymuszanie zgody a ochrona danych osobowych

Nikt nie lubi być do niczego zmuszany. Wywieranie presji czasami przynosi skutek odwrotny i zamiast zgody na przetwarzanie danych osobowych mamy ucieczkę klienta niejako przypartego do muru.

Przedsiębiorcy konkurujący ze sobą na rynku dwoją się i troją, aby wyprzedzić konkurenta, zdobyć jak najwięcej kontaktów, klientów, nawiązać z nimi relację długofalową.

Firmy marketingowe również mają nie lada zadanie, aby zaproponować skuteczne strategie zdobycia lojalnego klienta tak w realu ale również  w internecie.

Dane osobowe. Towar cyfrowego świata. Posiadanie bazy danych osobowych osób, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie tj. wykorzystywanie ich danych osobowych dla celów marketingowych to prawdziwy skarb.

Ochrona danych osobowych. Pojęcie coraz bardziej znane w obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy zaczynają się zastanawiać, że być może problem dotyczy też ich właśnie. Zaczynają szukać, czytać i dochodzą do przekonania często, że w ich procesie zbierania i wykorzystwywania danych znajduje się wiele niedoskonałości. Czasami dzięki lekturze takich blogów jak mój.

Taką niedoskonałością jest wymuszanie zgody na przykład. Przejawia się to na przykład w uzależnieniu realizacji zamówienia określonego produktu lub usługi od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach promocyjnych.

Cechą prawidłowej zgody jest jej dobrowolność i swoboda jej wyrażenia.

W przypadku, gdy przedsiębiorca uzależnia świadczenie na rzecz klienta od wyrażenia zgody nie można mówić o swobodzie i dobrowolności. Ochrona danych osobowych wymaga, aby respektować prawo osoby do swobodnego  wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

Czasami znajdziemy jednak wyjątki. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy osoba w zamian za wyrażoną na przetwarzanie danych osobowych zgodę otrzymuje jakieś ekwiwalentne świadczenie  na przykład usługę poczty elektronicznej, upominek czy szansę wygrania na loterii.

Potwierdza to jednak fakt, iż nie ma niczego za darmo a nasze dane osobowe stały się swoistym towarem, którym się obraca, wykorzystuje, z którego czerpie się zyski.

Nie mniej jednak wszyscy uczestnicy tego obrotu czerpiący zysk z przetwarzania danych osobowych muszą pamiętać, iż dane osobowe są dobrem prawem chronionym, że ustawa przyznaje prawo do ochrony każdego, czyje dane są przetwarzane.

Wobec fakt wzrostu świadomości dotyczącej potrzeby ochrony danych osobowych zwłaszcza w dobie intensywnego rozwoju gospodarki internetowej, nowych technologii powstaje w UE nowe prawo ochrony danych osobowych. Prawo to wyznaczy kierunek ochrony danych osobowych w Europie i na świecie na przyszłe dziesięciolecia.

Jest to najlepszy moment dla przedsiębiorców, aby uporządkować kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych w ich organizacji, aby spokojnie oczekiwać na wejście w życie nowych przepisów.

 

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – wymuszona

Wielokrotnie pisałam o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Dzisiaj to samo ale na przykładzie z praktyki sądu ochrony konkurencji i konsumentów.

W regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną sklep zawarł postanowienie, iż klient dokonujący zakupu wyraża zgodę na przekazanie swojego adresu e-mail innej Spółce oraz jednoczesnie również wyraża swoją zgodę na przetwarzanie danych w celu wypełnienia ankiety o dokonanej w sklepie transakcji. Tym samym regulaminem, jednym zapisem usługodawca, w tym przypadku sklep internetowy chciał upiec kilka pieczeni na jednym ogniu.

Jak wiadomo regulamin jest wzorcem umownym, jest umową, do której konsumenci przystępują bez możliwości negocjowania jej warunków. Chcąc kupić produkt w sklepie internetowym klikają “akcpetuję regulamin”. Akceptują tym samym wszystko, co się w treści takiego regulaminu znajduje. Między innymi zgody, o treści cytowanej wyżej. Trzeba jednak pamiętać, iż w celu realizacji umowy sklep internetowy może przetwarzać dane swoich klientów bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody.

Jednakże każdy inny, niż realizacja zakupu, cel wymaga uzyskania wyraźnej zgody konsumenta. W klauzuli opisanej powyżej połączono zgody na udostępnienie danych innemu podmiotowi, co jest odrebnym celem i wymaga odrębnej zgody ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celu wypełnienia ankiety, co również stanowi odrębny cel.

A teraz szczypta teorii. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w postaci oświadczenia woli musi zostać złożona świadomie, wyraźnie i co ważne swobodnie. Poprzez zmieszczenie w treści regulaminu oświadczeń o cytowanej wyżej treści konsument nie miał szans na swobodne udzielenie zgody. Jeśli chciał kupić towar musiał zaakceptować cały regulamin, ze wszystkimi jego postanowieniami.

Wielokrotnie pisałam, że praktyki łączenia w jednej klauzuli rożnych celów przetwarzania danych osobowych, do których zaliczymy również udostępnianie danych podmiotom trzecim, może spotkać się z negatywną oceną ze strony organów ochrony danych czy sądów.

Omawianą w niniejszym wpisie klauzulę sąd ochrony konkurencji i konsumentów uznał za niedozwolone postanowienie wzorca umowy i zakazał wykorzystywania go w umowach z konsumentami.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – błędy

Administrator danych musi wykazać się podstawą do przetwarzania danych osobowych. Prawo wymienia przesłanki, w oparciu o które takie przetwarzanie jest uprawnione. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda. Przepisy mówią, że zgoda nie może być dorozumiana ani domniemana z oświadczeń woli innej treści.

W praktyce wygląda to tak, że administrator musi sformułować treść klazuli zgody, którą będzie odbierał od osób przy okazji zbierania danych. Sprawa wydaje się prosta, jednak jak to zwykle w życiu bywa tylko z pozoru.

W obrocie bowiem występuje wiele błędów w zakresie prawidłowego formułowania treści klauzul zgody. Najczęstszym z nich jest łączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych ze zgodą na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną czy zgodą na udostępnianie danych podmiotom trzecim.

Powszechnie stosowaną praktyką jest również umieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w treści umów cywilnoprawnych  czy regulaminów. Praktyki takiej również nie można uznać za prawidłową w świetle prawa.

Administrator danych osobowych  powinien zadbać o poprawność zbieranych zgód. Jest to pierwszy krok w procesie przetwarzania danych. Jest on o tyle istotny, że rzutuje na cały proces przetwarzania danych osobowych, który może zostać zakwestionowany przez błędy na tym pierwszym wstępnym etapie. To trochę jak z przysięgą małżeńską. Błąd w oświadczeniu woli przy zawieraniu małżenstwa może być przyczyną unieważnienia tegoż małżeństwa.

Niestety w życiu administratorzy danych rozpoczynający proces zbierania danych z różnych przyczyn popełniają na tym wstępnym, bardzo ważnym etapie szereg błędów. Najgorsze, gdy taki stan trwa latami, baza danych osobowych rośnie a korekta błędów po latach, gdy baza liczy tysiące danych osobowych może się okazać problematyczna o ile w ogóle możliwa.

 

Zgoda na badanie osobowości

Wczoraj dzwonił do mnie znajomy. Pracodawca poprosił go o wyrażenie zgody na badanie osobowości przy pomocy grafologicznej analizy pisma. Swoją drogą podobno bardzo skuteczna metoda. Był nieco zdezorientowany.  Pytał mnie czy pracodawca ma prawo żądać od niego wyrażenia zgody na takie badanie. Odpowiedziałam, że żądać to nie może na pewno.

Pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata do pracy danych wymienionych szczegółowo w Kodeksie pracy. Oznacza to, że nie ma podstaw prawnych żądanie przez pracodawcę jakichkolwiek innych danych niż te literalnie wymienione w przepisach. A badanie osobowości przy pomocy testów psychologicznych mimo postulatów ze strony środowiska pracodawców nie zostało w prawie polskim uregulowane.

Przetwarzanie innych danych nawet za zgodą pracownika wielokrotnie w doktrynie i orzecznictwie zostało uznane za nieuprawnione. Przede wszystkim z uwagi na stosunek podległości służbowej występujący między pracodawcą a pracownikiem, który powoduje, iż zgoda wyrażona przez pracownika zawsze może być zakwestionowana.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być wyraźna oraz wyrażona w sposób swobodny i nieskrępowany jakąkolwiek presją. W tym przypadku oczekiwaniami pracodawcy, aby pracownik wyraził zgodę na pożądane przez pracodawce badanie.

Z drugiej jednak strony wydaje się, że podejście zaprezentowane powyżej może być niekorzystne nie tylko dla pracodawcy, ale również dla samego pracownika. Sam pracownik bowiem może mieć wolę wyrażenia zgody na wykonanie takiego czy innego badania.

Najlepiej byłoby oczywiście, gdyby przepisy kodeksu pracy zostały zmienione w zakresie danych, które  pracodawca ma prawo przetwarzać. W tej kwestii środowisko pracodawców zwraca uwagę na konieczność przetwarzania danych o karalności, przeprowadzania testów psychologicznych i psychometrycznych czy gromadzenia danych o pracownikach zawartych w opiniach czy referencjach.

Mój znajomy zgodził się na badanie. Większość z pracowników czy kandydatów do pracy chyba jednak poproszona taką zgodę wyraża w obawie negatywnych konsekwencji, jakie mogłoby ich spotkać ze strony pracodawcy w przypadku.

W związku z powyższym omawiane kwestie powinny uregulować przepisy w sposób otwierający drogę do przetwarzania niektórych rodzajów danych osobowych osobowych, w sposób gwarantujący poszanowanie praw i wolności pracowników. 

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Nie tak dawno pisałam o kartach rabatowych tak chętnie oferowanych w zamian za zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Na własnej skórze również miałam okazję przekonać się, że nie ma nic za darmo.

Wypełniając formularz w celu wydania karty klienta nie odznaczyłam wszystkich możliwych zgód. Nie podobało mi się na przykład, że sklep chce przetwarzać moje dane osobowe nie tylko dla własnych celów marketingowych, ale również chce je udostępniać innym podmiotom. Nie wyraziłam więc zgody na udostępnianie moich danych osobowych innym podmiotom. Podpisałam formularz i oddałam sprzedawcy. Wówczas zostałam poinformowana, że muszę udzielić wszystkich zgód, aby otrzymać kartę klienta.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest oświadczeniem woli składanym drugiej stronie.

Zgoda musi mieć charakter wyraźny a jej wszystkie aspekty dla podpisującego powinny być jasne w momencie wyrażenia.

Więcej na temat zgody możesz się dowiedzieć z innych moich artykułów. Na przykład tutaj https://przetwarzaniedanych.pl/przeslanki-przetwarzania-danych-osobowych-czesc-i/.

Kluczowym zgadnieniem dla omawianej sytuacji jest fakt, iż decyzja w sprawie wyrażenia zgody powinna być podjęta swobodnie.

Czy można uznać za swobodnie podjętą w sprawie wyrażenia zgody decyzję, która została niejako wyrażona pod presją, za którą możemy uznać uzależnienie od tejże zgody świadczenia nam określonych usług.

No własnie wywieranie jakiejkolwiek presji w celu wyrażenia przez osobę zgody na przetwarzanie danych osobowych stawia tę osobę w krępującej sytuacji, w której trudno mówić o swobodnym podjęciu decyzji.

Wszelkie naciski, presje i inne praktyki stosowane w celu wymuszenia zgody na przetwarzanie danych w przypadku, gdy usługi są odpłatne uznane są za niedopuszczalne i bezprawne.

Nie do końca się z tym zgadzam, ale w pewnych warunkach, gdy usługi świadczone są nieodpłatnie uznaje się, że można uzależnić ich świadczenie od wyrażenia przez usługobiorcę zgody na przetwarzanie jego danych osobowych.

Moim zdaniem nie oznacza to jednak zupełnej w tym zakresie dowolności i usługodawcay powinni postępować tak, aby nie narazić się na zarzut  naruszenia zasad współżycia społecznego czy dobrych obyczajów.