Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie może być figurantem

O wiedzy fachowej Inspektora Ochrony Danych osobowych pisałam Tutaj, kładąc nacisk na wysoki poziom tej wiedzy.

Już po napisaniu artykułu zadzwonił do mnie ABI zaznaczając, że jest świeżo nominowanym ABI, z pytaniem o poradnik dla początkującego ABI. Ów ABI został najpierw powołany i dopiero potem rozpoczął zdobywanie wiedzy niezbędnej dla wykonywania obowiązków.

Czy osoba, tak jak w tym przypadku nie dysponująca od początku odpowiednią wiedzą, jest w stanie zapewnić zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, czy podoła wyzwaniom stawianym przez nowe prawo ochrony danych osobowych, czy wreszcie administrator danych zapewni mu środki i narzędzia niezbędne do należytego wykonywania tych zadań. Mam spore  wątpliwości.

Powoływanie ABI w taki, jak opisany wyżej, sposób jest kolejnym dowodem na ignorancję administratorów danych w sferze prawa ochrony danych osobowych. A co tam powołamy sobie ABI a potem będziemy go szkolić lub sam się będzie szkolił, najlepiej w internecie.

W aktualnym stanie prawnym nie ma obwiązku powoływania ABI, po co więc powoływać ABI, który nie dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Niewykluczone, że administratorzy danych powołują ABI w przeświadczeniu istnienia takiego obowiązku.

Zadziwiający jest też fakt, że osoby często przypadkowe nie mające odpowiedniej wiedzy a bywa, że żadnej wyrażają zgodę na pełnienie funkcji ABI i przyjmują związaną z tym odpowiedzialność.

Trudno wyobrazić sobie, aby na stanowisko głównego księgowego pracodawca zatrudnił osobę, która nie ma odpowiedniego wykształcenia, doświadczenia i wiedzy. Trudno też sobie wyobrazić, aby jakikolwiek pracownik przyjął na siebie obowiązki głównego księgowego nie mając wcześniej do czynienia z księgowością.

Jednak okazuje się z funkcją ABI jest inaczej i gdy szef wskazuje jakiegoś przypadkowego pracownika jako kandydata na ABI to pracownik ów taką ofertę przyjmuje, może i  nie do końca chętnie, ale się godzi. Czasami wręcz uważa, że może to być dla niego korzystne i wzmocni jego pozycję w firmie a czasami ne ma wyboru.

W aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku powołania ABI i nie należy tego czynić wybierając  przypadkową osobę do pełnienia tej funkcji. W szczególności z uwagi na nowe prawo ochrony danych osobowych, które już wkrótce wejdzie w życie a  które wymusi zmianę stosunku administratorów danych do obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.

ABI to przyszły Inspektor Danych Osobowych i w świetle nowego prawa ma stanowić fundament nowego, skutecznego systemu ochrony danych osobowych. Jednakże solidny fundament oznacza przede wszystkim odpowiednią wiedzę i doświadczenie.

Rozpoczęcie stosowania, od 25 maja 2018 r., przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oznacza, że obowiązki i odpowiedzialność administratorów danych za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych znacznie się zwiększą.

Tym zaś, którzy nie będą respektowali nowych zasad ochrony danych, grozić będą wysokie kary finansowe. Stąd też sprostanie nowym wymogom, m.in. dzięki wsparciu kompetentnego inspektora ochrony danych, mającego zarówno bogatą wiedzę teoretyczną, jak i konkretne umiejętności praktyczne, nabiera coraz większego znaczenia.

Jednakże świadomośc powyższego jest jeszcze wśród przedsiębiorców bardzo słaba, stąd w dalszym ciągu przypadkowe powołania ABI, którzy nie są oraz nie będą w stanie zapewnić wymaganej przez przepisy RODO  zgodności przetwarzania danych.

Odpowiedzialność za niestosowanie lub nieprawidłowe stosowanie RODO i konsekwencje w postaci kar finansowych spocznie na administratorach danych a nie osobach sprawujących funkcje Inspektora Danych Osobowych.

W wytycznych Grupy Roboczej Art. 29 dotyczących DPO czytamy:

“Choć artykuł 37(5) nie wskazuje konkretnych kwalifikacji zawodowych, jakie należy brać pod uwagę wyznaczając DPO, to jednak istotne jest, by DPO posiadał odpowiednią wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych i praktyk, jak również dogłębną znajomość RODO

i dalej

Zalecana jest również wiedza biznesowa i sektorowa dotycząca administratora. DPO powinien również posiadać odpowiednią wiedzę na temat procesów przetwarzania danych, systemów informatycznych oraz zabezpieczeń stosowanych u administratora i jego potrzeb w zakresie ochrony danych”.

Jak widać powyżej wymagania wobec przyszłego DPO są duże w szczególności w zakresie znajomości przespisów o ochronie danych osobowych tak europejskich jak i krajowych. Tutaj wymagana jest dogłębna znajomości.

Zalecana jest również wiedza w zakresie przetwarzania danych w systemach informatycznych oraz stosowanych zabezpieczeń u administratora danych. Nie oznacza to w mojej ocenie, że DPO musi zdobyć szczegółową czy techniczną wiedzę dotyczącą  bezpieczeństwa systemów informatycznych czy znać treść norm regulujących te zagadnienia.

Ważne jest jednak, aby posiadł ogólną wiedzę teoretyczną oraz praktyczną dotyczącą przetwarzania danych w systemach informatycznych u administratora danych, potrafił dokonać kwalifikacji prawnej stosowanych sposobów przetwarzania danych w szczególności z zakresu nowych technologii.

Na koniec należy podkreślić, iż  w świetle RODO powołanie DPO także nie będzie obowiązkowe i nie należy tego czynić bez szczegółowej analizy  procesów przetwarzania danych osobowych u danego administratora ze szczególnym uwzględnieniem ryzyka tego przetwarzania dla praw i wolności osób fizycznych.

Inspektor Danych Osobowych ma konkretne przepisami określone zadania do wypełnienia. Nie jest i nie może być tylko figurantem pozorującym zgodność przetwarzania danych osobowych. Jego działania muszą być realne i skuteczne a administrator danych jest zobowiązany mu to umożliwić.

Powoływanie na stanowisko Inspektora Danych Osobowych osób niekompetentnych w świetle RODO będzie działaniem bardzo ryzykowanym, gdyż  nieprawidłowe wykonywanie zadań przez Inspektora to ryzyko kar finansowych dla administratora danych.

“My Friend Cayla” czyli lalka szpieg

„My Friend Cayla” „bez wiedzy rodziców może nagrywać i transmitować rozmowy dziecka i innej osoby” pojawiła się na ryku zabawek niemieckich, gdzie na skutek protestów rodziców oraz interwencji niemieckiego organu d/s ochrony danych osobowych, została wycofana.

Lalki zaczynają natomiast pojawiać się m.in. w ofertach naszych serwisów aukcyjnych i niektórych internetowych sklepów z zabawkami na polskim rynku, stając się dla polskich dzieci i ich rodziców takim samym źródłem zagrożenia. Podobnie zresztą jak inne zabawki podłączone do sieci – ostrzega dr Edyta Bielak-Jomaa, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO).

GIODO radzi, aby interaktywne zabawki były przez rodziców wybierane ze szczególną ostrożnością, gdyż przy nieodpowiednio zabezpieczonym łączu Bluetooth, otoczenie dziecka mogą podsłuchiwać obce osoby.

Jak czytamy na stronach GIODO interaktywne zabawki zwane “CloudPets, mogą komunikować się bezprzewodowo z najbliższym w otoczeniu urządzeniem, np. smartfonem, i dalej za jego pośrednictwem poprzez aplikację CloudPets App przesyłać komunikaty do innych podobnych zabawek w dowolne miejsce na świecie. Komunikaty te mogą być ponadto przechowywane w chmurze obliczeniowej, z którą łączy się wspomniana aplikacja.

Nasze dzieci aktualnie bardzo szybko stają się posiadaczami smartofonów, tabletów, szybciej niz ich rodzice uczą się korzystać ze zdobyczy nowych technologii. Z jednej strony umiejętności te cieszą a z drugiej mogą stać się źródłem potencjalnych zagrożeń, gdyż za wzrostem umiejętności nie idzie świadomość czyhających na dziecko zagrożeń.

Kto by pomyślał, że niewinna zabawka lalka może szpiegować dziecko i jego otoczenie, dlatego reakcja niemieckiego urzędu d/s ochrony danych osobowych była tak zdecydowana a lalki wycofane ze sprzedaży.

Pamiętajmy, że jest to tylko przykład udowodnionej ingerencji w prywatność osoby fizycznej tym bardziej nagłośniona, że dotyczy dzieci. Jednakże problem dotyczy również dorosłych, do których kierowane są bardziej wyrafinowane rozwiązania technologiczne w formie np. aplikacji mobilnych różnego rodzaju, przetwarzających dane osobowe często w sposób nieadekwatny do potrzeb.

Rozwaga i ostrożność w korzystaniu z nowinek technologicznych w internecie to odruchy rzadko spotykane u użytkowników. Być może dlatego, że wyobrażenie potencjalnego niezbepieczeństwa jest abstrakacją. Trudno sobie wyobrazić, że z samego klikania może zrodzić się coś dla nas niedobrego tak samo jak niewiargodne jest, że lalka może być prawdziwym szpiegiem.

lalka

 

Wiedza fachowa Inspektora Ochrony Danych Osobowych (DPO)

Wiemy już, że dzisiejszego ABI zastąpi DPO czyli inspektor ochrony danych osobowych. Wprawdzie jego powołanie w organizacji nie w każdym przypadku będzie obowiązkiem, jednakże każdy administrator danych osobowych powinien przeanalizować ewentualną potrzebę powołania DPO w swojej organizacji.

Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań.

Wymagany poziom wiedzy fachowej nie jest nigdzie jednoznacznie określony, ale musi być to poziom współmierny do charakteru, skomplikowania i ilości danych przetwarzanych w ramach jednostki.

Słowem poziom wiedzy DPO powinien być wprost proporcjonalny do poziomu skomplikowania przetwarzania danych w ramach danej jednostki. Wyższy poziom skomplikowania implikuje wyższy poziom fachowości ABI.

Rekrutacja odpowiedniego dla swojej organizacji DPO spoczywa na administratorze danych, który ponosząc odpowiedzialnośc za zagodność przetwarzania z prawem będzie musiał podołać i temu obowiązkowi.

Powołanie kompetentnego DPO to w mojej ocenie jedna z najważniejszych o ile nie najważniejsza czynność administratora danych osobowych, gdyż to DPO będzie stał na straży  zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami. I to od jego wiedzy, kompetencji oraz doświadczenia będzie zależał poziom zgodności przetwarzania w jednostce.

Z mojego doswiadczenia wynika, iż stan wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych w większości firm jest bardzo niski. ABI w chwili obecnej jest chyba jedyną osobą w firmie, która ma jakąś wiedze na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych. Niestety często nie jest to wiedza w mojej ocenie odpowiednia, z czego sami ABI doskonale zdają sobie sprawę.

W mojej ocenie odpowiednia wiedza i doświadczenie DPO jest jedną z najbardziej kluczowych kwestii nie tylko w kategoriach “być lub nie być”  DPO ale i “być lub nie być” dla administratora danych, który finalnie będzie finansowo odpowidał za błędy swojego DPO.

Reasumując wybór przez administratora danych osobowych DPO bez odpowiedniej wiedzy na temat prawa oraz praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych, może firmę bardzo dużo kosztować.

Dotychczas w polskim porządku prawnym dotyczącym ochrony danych osobowych brakowało tak naprawdę sankcji za brak zgodności przetwarzania danych osobowym z prawem. Brak sankcji przekładał się na stosunek administratorów danych do wymaganych prawem obowiązków, które w ogromnej mierze były lekceważone. Tak samo ABI to częściej osoba z tzw. “łapanki” z przypadkowego rozdania niż naprawdę świadomy wybór stąd braki w zakresie odpowiedniej wiedzy ABI.

Czas szybko mija, do 25 maja 2018 r. zostało już bardzo niewiele czasu ale jednocześnie na tyle dużo, żeby ABI, którzy na poważnie myślą o swojej przyszłości w tym zawodzie dołożywszy odpowiednich starań podniesili poziom swojej wiedzy tak, by był on odpowiedni na podjęcie nowych wyzwań w dziedzinie ochrony danych, a ADO w obawie przed konskewencjami braku tej wiedzy powinien  wysiłki swoich ABI aktywnie wspierać.

Kontekst przetwarzania danych

Dokładne rozpoznanie kontekstu przetwarzania danych osobowych jest pierwszą i najważniejszą czynnością niezbędną dla dokonania oceny zgodności przetwarzania danych.

Prawo ochorny danych osobowych jest prawem kontekstowym i bez znajomości kontekstu przetwarzania danych nie ma szans na poprawne uprządkowanie w organizacji tej sfery.

Co do zasady kontekst przetwarzania danych osobowych w tej samej branży będzie podobny, jak na przykład w sektorze zdrowia, w którym przetwarzanie danych osobowych odbywa się w kontekście (celu) udzielania świadczeń zdrowontych. Podmioty udzielające tych świadczeń korzystają często z takich samych lub podobnych sposóbów przetwarzania danych osobowych.

Jednak w wielu sytuacjach szczególnych ocena zgodności przetwarzania wymaga rozłożenia na czynniki pierwsze badanej sytuacji zwłaszcza, gdy przetwarzanie wykonywane jest przy pomocy nowych technologii dostarczanych przez podmioty trzecie, co obecnie jest regułą.

W dużych organizacjach projekty biznesowe prowadzone są przez zespoły  osób a współpraca często polega na podziale zadań pomiędzy tymi osobami. Nie tak dawno spotkałam się z sytuacją w której prawnik poproszony o ocenę sposobu przetwarzania danych osobowych nie miał dostępu do wszystkich umów, które dla tej oceny miały istotne znaczenie z tej prostej przyczyny, że weryfikacja części umów nie wchodziła w zakres jego kompetencji.

Pamiętajmy, że rozpoznanie kontekstu ma kluczowe znaczenie dla poprawnej oceny. Ten kontekst to może być treść zawartych umów, bez znajomości których nie mamy szans na zdefiniowanie procesów przetwarzania jak i uczestników tego przetwarzania.

Zgodnie z rozporządzeniem unijnym administrator danych powinien włączać inspektora ochrony danych osobowych we wszystkie projekty, z którymi związane jest przetwarzanie danych. Takie włączanie inspektora ma mu ułatwić oraz umożliwić poznawanie kontekstu przetwarzania danych osobowych, co kluczowe jest dla należytego wykonywania zadań przez inspektora danych osobowych.

Konteksty przetwarzania danych są różnej wagi i o różnym stopniu skomplikowania od prostych stanów faktycznych po bardzo złożone czasami wymagające dużej wiedzy, doświadczenia a także umiejętności interpretowania przypisów różnych aktów prawnych.

Postulat ogólnego rozporządzenia unijnego w sprawie ochrony danych osobowych, aby inspektor ochrony danych osobowych dobrze znał swoją branże jest bardzo trafiony, gdyż  inspektor znający dobrze specyfikę swojej branży ma duże szanse na podołanie bowiązkom nałożonym na niego przez rozporządzenie.