Linie papilarne pod ochroną

Rejestrowanie czasu pracy przy wykorzystaniu linii papilarnych w stosunkach pracowniczych w aktualnym stanie prawnym oraz z uwagi na stanowisko GIODO poparte rozstrzygnięciem Naczelnego Sądu Administracyjnego, nie może być wprowadzane przez pracodawców.

Ciekawe ilu z nas życzyłoby sobie, aby Pracodawca dla potrzeb rejestracji czasu pracy pobierał, za zgodą, nasze linie papilarne i czy tacy w ogóle są. Myślę, że standardowo napawa nas to jednak lękiem i obawą przed zbyt daleko idącą ingerencją w naszą prywatność. W sprawie jednak nie było zgodności i decyzja GIODO zakazująca pracodawcom przetwarzania takowych danych została zaskarżona do sądu, który ją uchylił nie podzielając obaw GIODO w zakresie przetwarzania danych biometrycznych.

Dopiero Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął, iż przetwarzanie danych biometrycznych w celu rejestracji czasu pracy jest, w świetle obowiązującego prawa, niedopuszczalne nawet w sytuacji udzielenia przez przez praconików zgody na przetwarzanie takich danych. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że wyrażona na życzenie pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli z uwagi na zależność pracownika od pracodawcy. Brak równowagi w relacji pracodawca-pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych.). Z tego względu zdaniem Sądu ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody przez pracownika za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 KP stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy.

Sąd uznał też, że przetwarzanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania i jako takie sprzeczne z zasadą proporcjonalności, która jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych biometrycznych.

Monitoring pracowniczej poczty elektronicznej

Zagadnienie kontroli przez pracodawcę skrzynki e-mailowej pracowników jest zagadnieniem delikatnym jak również trudnym, ze względu na brak precyzyjnej regulacji tej tematyki w obowiązujących przepisach prawnych.

Na tle powyższego zagadnienia ścierają się bowiem dwa przeciwstawne prawa a mianowicie prawo pracownika do prywatności oraz prawo pracodawcy do kontroli powierzonej mu pracy.
Pracodawca jako administrator powierzonych mu przez pracownika danych osobowych zobowiązaby jest do ochrony tychże danych i do przetwarzania ich zgodnie z prawem. Przetwarzanie przez Pracodawcę danych osobowych pracowników musi też odbywać się z poszanowaniem prawa pracownika do prywatności, być proporcjonalne i adekwatne do celu. Z drugiej strony immanentnie związane ze statusem Pracodawcy prawo do kontrolowania powierzonej Pracownikowi pracy może rodzić konflikt w przypadku, jeśli kwestie te nie zostały przez pracodawcę precyzyjnie uregulowane.

Sytuacją najbardziej klarowną z punktu widzenia pracodawcy jest sytuacja, w której w obowiązującym w zakladzie pracy regulaminie organizacyjnym lub innych aktach wewntętrznych zakazuje się używania pocztowych skrzynek służbowych do celów prywatnych lub w inny sposób ustala wyraźne zasady korzystania z nich. W takim przypadku monitoring tychże skrzynek pocztowych przez pracodawcę będzie jak najbardziej uprawniony, bez ryzyka narażenia się na zarzut naruszenia prywatności pracowników.

Najcześciej jednak w zakładach pracy te kwestie nie są wyraźnie uregulowane a obowiązująca praktyka wykazuje, iz Pracodawca przyzwala na korzystanie do celów prywatnych ze służbowych skrzynek pocztowych. Praktyka taka sprawia, iż pracodawca, który chciałby przeprowadzić audyt poczty pracowniczej znajduje się w dość trudnym położeniu. Z jednej strony bowiem mając prawo do kontrolowania pracowników z drugiej nie do końca bezpiecznie może z tego prawa korzystać, gdyż łatwo może narazić się na zarzut naruszenia prywatności.

Pracodawca w każdym przypadku kontrolowania używania wręczonych pracownikowi narzędzi takich jak komputer czy telefon służbowy respektować musi prawo pracowników do prywatności i nie ingerować w korespondencję prywatną, jeśli do takowej miałby dostęp. Kwestią podstawą w przypadku takich kontroli zawsze będzie uprzednie poinformowanie pracowników o zamierzonej kontroli, jej zakresie i zasadach. Najlepiej jednak, aby zagadnienia te były przedmiotem regulacji aktów wewnątrzzakładowych tak, aby nie narazić się na zarzuty niedozwolonej ingenrencji w prawa pracownicze. Pogląd ten jest utrwalony w doktrynie i orzecznictwie, jak również podzielany przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Udostępnianie danych w świetle nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29.10.2010 r.

Nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych, która weszła w życie w dniu 7 marca 2011 r. wprowadziła kilka istotnych zmian w ustawie. Kwestii, która uległa zmianie a której chciałabym poświęcić ten wpis jest udostępnianie danych osobowych osobom innym niż osoba, której dane dotyczą. Z OchrDanOsobU zostały usunięte dwa artykuły, które dotychczas tę problematykę regulowały. Uzasadnieniem dla tej zmiany była potrzeba synchronizacji z przepisami unijnymi, w ramach której wykreślono art 29 i 30 OchrDanOsobU. Na skutek powyższej zmiany pojawiły się nawet stanowiska, iż obecnie udostępnianie danych możliwie jest jedynie na podstawie przepisów szczególnych, które takie udostępnianie dopuszczają. Jest to jednak pogląd nieuprawniony i nie znajdujący uzasadnienia w obecnie obowiązującej OchrDanOsobU.

Okazuje się bowiem, iż na gruncie art. 23 OchrDanOsobU znajdujemy więcej przesłanek uzasadniających takie udostępnienie niż na gruncie poprzedniego stanu prawnego, gdzie usunięte przepisy pozwalały na udostępnianie właściwie w dwóch przypadkach a mianowicie, gdy wynikało to z przepisów prawa oraz, gdy potrzeba posiadania danych była wiarygodnie uzasadniona. Nowelizacja zmodyfikowała przede wszystkim przesłanki fakultatywnego udostępniania danych. Podstawę żądania udostępnienia danych w tym trybie stanowi klauzula usprawiedliwionego celu to znaczy, że udostępnienie danych jest dopuszczalne, o ile jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych albo odbiorców danych a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą”.

Przesłanka wymogu wiarygodnego uzasadnienia potrzeby posiadania danych przez osobę zainteresowaną została zastąpiona w aktualnym stanie prawnym, warunkiem niezbędności udostępnienia dla realizacji usprawiedliwionych celów administratora danych albo odbiorcy. Dotychczas analizowano sytuację odbiorcy danych, obecnie dla dopuszczalności udostępnienia będzie stwierdzenie przesłanki usprawiedliwionego celu po stronie administratora udostępniającego dane.

Różnice pomiędzy aktualnym i dawnym stanem prawnym rysują się tez na gruncie zakresu pojęć i tak wcześniejsza „potrzeba posiadania danych” rozumiana była jako wszelkie interesy wnioskodawcy, które można uznać za prawnie uzasadnione. Natomiast przy wykładni klauzuli usprawiedliwionego celu przyjmuje się, że cel przetwarzania danych musi być usprawiedliwiony prowadzoną działalnością administratora danych lub odbiorcy. Takie rozumienie tej przesłanki „prowadzenia działalności” może utrudnić ubieganie się o udostępnienie danych tym odbiorcom, którzy działalności nie prowadzą.

W ramach nowelizacji OchrDanOsobU zniknęła procedura związana z procesem udostępniania danych i w tym zakresie wymóg złożenia wniosku na piśmie ze wskazaniem zakresu i przeznaczenia żądanych danych jak również wymóg uzasadnienia takiego żądania. Aktualnie brak jest adekwatnych uregulowań, co wydaje się być negatywne. Jednakże, w praktyce wydaje się oczywiste, iż dla celów dowodowych, szczególnie po stronie administratorów udostępniających dane zobowiązanych do czuwania nad tym, aby przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z prawem, zasada pisemności w dalszym ciągu pozostanie nieodzowna.

Postępowanie o udostępnienie danych, również po nowelizacji jest dwuetapowe to znaczy w pierwszej kolejności wniosek należy złożyć do administratora danych, który w oparciu o przepisu OchrDanOsobU rozpatruje wniosek a następnie w drugim etapie osoba niezadowolona z rozstrzygnięć administratora danych może dochodzić swoich praw przed GIODO w trybie postępowania administracyjnego.

To tylko niektóre zmiany wprowadzone ostatnią nowelizacją, czas pokaże jak w praktyce nowe rozwiązania będą się sprawdzały i czy wynikną na tle ich stosowania jakieś głębsze zagadnienia prawne.

Grzywna w celu przymuszenia

Począwszy od marca 2011 r. GIODO uzyskał status organu egzekucyjnego, co oznacza, iż posiada obecnie środki prawne, aby skutecznie egzekwować wydawane przez siebie decyzje.
Przez kilkanaście lat obowiązywania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor nie miał tego rodzaju uprawnień, a co za tym idzie, nie mógł doprowadzać do przymusowego wykonania obowiązków (nakazów) nałożonych w wydanych przez siebie decyzjach.

Typowym środkiem, który może być obecnie stosowany przez Generalnego Inspektora w celu egzekwowania wydanych przez siebie decyzji, jest grzywna w celu przymuszenia.

Grzywna w celu przymuszenia może być nakładana kilkakrotnie, przy czym każdorazowo nałożona grzywna nie może przekraczać 10 tys. zł, a w stosunku do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – 50 tys. zł, natomiast grzywny nakładane wielokrotnie nie mogą łącznie przekroczyć 50 tys. zł, a w stosunku do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – 200 tys. zł.

Tags: GIODO kontrola, ochrona danych osobowych

GIODO sprawdzi jak przetwarzasz dane

Mimo, że ustawa o ochronie danych osobowych obowiązuje już kilkanaście lat myślę, że nawet obecnie, niektórzy przedsiębiorcy nie do końca zdają sobie sprawę, że ich również może ona dotyczyć. W tym artykule chciałabym poruszyć kwestię kontroli przedsiębiorcy przez inspektorów Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

 W czasach obecnych trudno wyobrazić mi sobie przedsiębiorcę, którego regulacja dotycząca ochrony danych osobowych by nie dotyczyła, a to z prostego powodu, iż budowanie przez przedsiębiorców baz klientów, stałe pozyskiwania klientów lojalnych stało się normą w działalności większości przedsiębiorców, co powoduje, iż zbieranie i przetwarzanie tychże danych osobowych jest dla w/w celów konieczne, a więc w efekcie przedsiębiorcy wchodzą w krąg podmiotów objętych zakresem kontroli GIODO.

GIODO kontroluje przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych w zakresie przetwarzania i zabezpieczenia danych. Kontrole odbywają się w sposób wcześniej zapowiedziany i przeprowadzane są przez inspektorów, którzy z ramienia GIODO wyposażeni są w specjalnej upoważnienie imienne do przeprowadzenia danej kontroli. Każdy inspektor powinien wylegitymować się stosowną legitymacją służbową inspektora biura GIODO. Inspektor w zakresie swojego upoważnienia ma szerokie kompetencje i uprawnienia władcze, gdyż może żądać od każdej osoby, która ma wiedzę złożenia stosownych wyjaśnień, przedstawienie dokumentacji, której opracowanie jest obowiązkowe tj. polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Poszczególne czynności kontrolne są dokumentowane w protokole kontroli oraz załącznikach.

W wyniku przeprowadzonej kontroli Generalny Inspektor wydaje decyzję: nakazujące przywrócenie stanu zgodnego z prawem, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, umarzające postępowanie, jeśli w toku kontroli kontrolowany usunął uchybienia i postępowanie takie stało się bezprzedmiotowe.

Co istotne w wyniku przeprowadzonej kontroli może zostać skierowane zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa do organu powołanego do ścigania przestępstw w stosunku do osoby fizycznej, której można postawić zarzut w zakresie stwierdzonych w toku kontroli uchybień. Jest to o tyle groźne, iż konkretna osoba fizyczna na przykład kierownik firmy lub inna, wyznaczona do zadań ochrony danych w firmie, osoba może zostać w następstwie takiej kontroli pociągnięta do odpowiedzialności karnej, osobistej.

Jeszcze słów kilka o nowościach, które, w omawianym zakresie, zostały wprowadzone przez nowelizację ustawy  w roku ubiegłym. Wprowadzono do ustawy nowy przepis karny, który penalizuje udaremnianie lub utrudnianie inspektorom wykonywania czynności kontrolnych. Występki tego rodzaju zagrożone są grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

I ostatnia rzecz, na którą, przy tej okazji warto zwrócić są uprawnienia egzekucyjne GIODO. Jak dotychczas GIODO nie należał do organów egzekucyjnych i jako taki nie miał uprawnień do egzekwowania wydawanych przez siebie decyzji przy pomocy przewidzianych specjalnie w tym celu środków prawnych, obecnie GIODO będzie uprawniony do stosowania na przykład grzywny w celu przymuszenia .
Są to istotne zmiany mające poprawić efektywność wydawanych decyzji, zmiany te mają bezpośredni wpływ na sferę praw i obowiązków podmiotów kontrolowanych, które powinny być takowych uprawnień GIODO świadome.